4 způsoby, jak ušetřit za tisk v kanceláři

Bez tiskárny se žádná firma neobejde. Pokud ale není tisk pod náležitou kontrolou, mohou se tiskové náklady stát pomyslnou černou dírou vašeho firemního rozpočtu. To platí i pro velké korporace, především ale pro malé firmy a start-upy. Naštěstí existuje několik jednoduchých kroků, které vám pomohou výrazně snížit výdaje za tisk.

 

Úspora za tisk se skládá z několikakorunových položek, které se plně projeví až v konečném součtu.

# 1 Analyzujte stávající situaci

Prvním krokem je zjištění všech problémů. Provoz starších tiskáren je dražší, novější zařízení mají zpravidla tonery s vyšší výtěžností a jsou podstatně úspornější. Životnost průměrné tiskárny je zhruba 5 let, ale mnohem větší roli než datum výroby hraje její opotřebení. A to je při rušném provozu v kanceláři značné, takže je mnohdy nutné tiskárnu vyměnit i dříve.

Při výběru tiskárny počítejte i s cenou náplní, protože ta bude tvořit součást vašich pravidelných výdajů. Pokud totiž máte například tiskárnu Canon, musíte do ní vždy použít také barvy a náplně (tonery a cartridge) Canon (případně kvalitní alternativní toner, viz bod #4).

# 2 Mějte kontrolu nad tím, co zaměstnanci tisknou

V malé firmě máte tu výhodu, že víceméně znáte všechny svoje zaměstnance osobně. Proto je mnohem jednodušší zavést některé níže popsané postupy.

V první řadě je potřeba zajistit plnou odpovědnost konkrétního jednotlivce za každou vytisknutou stránku. Toho lze docílit například evidencí tiskových úkonů pomocí speciálních kódů. Tuto funkci nabízejí některé novější modely tiskáren. Redukuje se tím především nepovolené tisknutí osobních dokumentů v práci.

Jasná pravidla týkající se obsluhy tiskárny pomohou dobré atmosféře v kanceláři.

 

Pokud jste schopni dohlédnout na to, kdo kdy co tiskl, je snadné vytvořit souhrnnou analýzu a vyvodit z ní závěry. Díky tomu budete mít přesný přehled o množství i typu vytisknutých dokumentů, nákladech na tisk i o vytíženosti tiskárny v různých časových periodách. Díky tomu budete mít vždy dokonalou kontrolu nad využíváním tiskárny.

# 3 Budoucnost patří bezdrátovému tisku

Díky využití bezdrátové tiskárny ušetříte mnoho místa i času. Umožníte tak svým zaměstnancům mnohem pohodlnější i rychlejší způsob tisknutí. Umožní jim totiž tisknout nejen z počítačů, ale také z tabletů nebo smartphonů.

# 4 Nebojte se alternativních tonerů

Originální tonery od výrobců tiskáren jsou sázkou na jistotu. Mnohdy ale poměrně drahou sázkou, protože podstatnou část ceny tvoří značka. Při nákupu nekvalitních alternativních tonerů od neznámých výrobců ale zase riskujete poškození tiskárny a nekvalitní tisk. Naštěstí existuje ještě třetí varianta, a to sice značkové alternativní tonery. Ty nabízejí stejnou kvalitu i výtěžnost jako originální tonery s tím rozdílem, že vyjdou řádově o desítky procent levněji.

 

Zdroje foto: Pixabay.com, Pexels.com