Co vše musí být součástí úředního dopisu

Při oficiální písemné komunikaci s úřady a dalšími institucemi musíme dodržovat základní formální i typografická pravidla. Úřední dopis je naší vizitkou a jeho forma o nás ledacos vypoví. Ve výsledku může mít i vliv na konečné rozhodnutí při řešení našich požadavků.

Píšete úřední dopis? Vytiskněte ho kvalitním tonerem a zvýšíte šanci na kladné vyřízení vaší žádosti.

Úřední dopis napište na počítači a vytiskněte jej

Úřední dopis si předem sepište na počítači, poté jej vytiskněte a zkontrolujte. Jedinečnost ručně psaného dopisu možná ocení vaši známí, ale rozhodně ne úředníci, kteří by museli rukopis pracně luštit.

Je jedno, v jakém textovém editoru úřední dopis připravíte, zaměřte se však na použití dostatečně velkého písma (ideálně 12px), nastavte vhodný font a řádkování. Úřední dopisy se běžně píší patkovým písmem, například standardním Times New Roman, není to však podmínkou.

Před odesláním si vytištěný úřední dopis zkontrolujte

Až budete mít úřední dopis pečlivě sepsaný a správně naformátovaný, vytiskněte jej. Než jej vložíte do obálky a odešlete, pečlivě si jej ještě jednou pročtěte a zkontrolujte kvalitu. Budete-li k tisku používat inkoustovou tiskárnu, nechejte inkoust zaschnout, aby se při vkládání do obálky nerozmazal.

V případě tisku na laserové tiskárně používejte osvědčené originální nebo alternativní tonery, u kterých si budete jisti vysokou kvalitou výstupu. Přece byste nechtěli, aby byl úřední dokument po otevření na příslušném úřadu nečitelný. Pokud si nestojíte za kvalitou tisku domácí tiskárny, důležité dokumenty si raději nechejte vytisknout jinde.

Formální náležitosti úředních dokumentů

Výhoda úředních dokumentů spočívá v ustálené formě. Jakmile formální dopis jednou napíšete, poslouží vám jako kvalitní šablona pro další korespondenci. Do každého úředního dopisu patří:

Adresa odesílatele a příjemce

Na začátek úředního dopisu uveďte do levého horního rohu svou adresu. Úředník či jiný významný příjemce hned po otevření dopisu uvidí, kdo jej poslal. Pod svou adresu uveďte adresu příjemce, kterým může být buď konkrétní osoba nebo oddělení, úřad, škola či jiná instituce.

Místo a datum

Je běžnou praxí psát místo a datum, ke kterému se dopis váže, přímo pod uvedené adresy. Zvyšuje se tím přehlednost a orientace v obsahu dopisu.

Nadpis, předmět žádosti

Větším písmem shrňte několika slovy předmět své žádosti. Nadpis úředního dopisu funguje stejně jako předmět uváděný v elektronické poště. Zaujme na první pohled a okamžitě informuje o obsahu. Musí být krátký, výstižný a stručný.

Oslovení

Nezapomeňte na formální oslovení příjemce. Pokud píšete konkrétní osobě, začněte slovy Vážený pane/Vážená paní; oslovujete-li celé oddělení nebo příjemce neznáte, použijte oslovení Vážení.

Obsah úředního dopisu

Následuje sdělení, kvůli kterému dopis posíláte. Musí být jasné a stručné. Používejte neutrální spisovný jazyk bez citově zabarvených slov, vulgarit a citoslovcí. Dejte přednost jednoduchým větám před složitou větnou stavbou.

Poděkování a podpis

Pokud jste v dopise sdělili vše potřebné, nezapomeňte na závěr poděkovat (např. slovy předem děkuji za brzké vyřízení) a dokument zakončete svým jménem, příjmením a vlastnoručním podpisem.

Z komunikace s úřady a institucemi nemusíte mít obavy. Pokud dodržíte základní pravidla psaní úředních dopisů, vaše vystupování bude působit profesionálně. Se sepisováním úředních dopisů vám nepomůžeme, ale když nám napíšete, rádi poradíme s výběrem nového toneru či inkoustové náplně.

 

Vyberte si kvalitní náplň podle značky tiskárny!

 

Zdroj fotografií: Depositphotos.com