Jak naformátovat dokument k tisku

Připravujete manuály, brožury, skripta nebo jiné textové dokumenty, které jsou určeny k tisku? Pak si dejte pozor na správné formátování – tištěný dokument musí být přehledný a čitelný. Pokud dodržíte základní pravidla formátování a použijete kvalitní tiskárnu, čitelnost vašich dokumentů se výrazně zlepší.

Chcete mít vytisknutý dokument přehledný a čitelný? Stačí se řídit zásadami správného formátování.

Členění textu je základem správného formátování

Pokud při tvorbě dokumentu nepřemýšlíte nad formátováním, buďte si jisti, že se do jejich čtení nikdo nepohrne. Nic nemůže čtenáře odradit víc než pohled na stranu čistého textu bez jakýchkoliv záchytných bodů. Při finálním formátování myslete na to, že dokument je určen ke čtení, takže se jej snažte vytvářet s ohledem na přehlednost, jasnou strukturu a schopnost rozlišit důležité od nedůležitého.

Není těžké připravit dobře čitelný text. Jak na to? Stačí dlouhé odstavce rozdělit na několik menších, používat nadpisy více úrovní a odlišit je velikostí písma, důležité pasáže pak zvýraznit tučně. Pro tištěné dokumenty se obvykle volí patkové písmo, například hojně rozšířený font Times New Roman. Pokud má text působit seriózně, nepoužívejte Comic Sans a podobné fonty. Nikdy. Byli byste všem jenom pro smích.

Pozor na odkazy na webové stránky

Pokud máte základy formátování dokumentu k tisku v malíku, zaměřte se na detaily. Nejvíce se chybuje při tvorbě dokumentů, které jsou určené jak k tisku, tak ke čtení na monitoru. V dokumentech se totiž často zapomíná na internetové odkazy, které se automaticky zobrazují zbarvené do modra a podtržené. Na papíře vypadá takové formátování amatérsky, takže jej raději odstraňte a odkazy na weby pište stejně jako zbytek textu. To samé platí při psaní e-mailových adres.

Chcete tisknout drobné písmo? Používejte kvalitní tonery

Aby byl text na papíře dobře čitelný, je kromě správného formátování důležité používat i kvalitní tiskárny a tonery či inkoustové kazety. Pro tisk velmi drobného písma je vhodnější laserová tiskárna, inkoust má tendenci se mírně rozpíjet.

Kontury písmen budou při použití kvalitního originálního nebo alternativního toneru ostré, navíc nehrozí riziko rozmazání vlhkými prsty. To ale neznamená, že byste na inkoustových tiskárnách nemohli tisknout kvalitní dokumenty. Každá technologie přináší výhody i nevýhody, se kterými byste se měli předem seznámit.

Naučte se exportovat do PDF

Připravujete dokumenty pro tisk, ten ale bude mít na starosti někdo jiný? Vyexportujete-li textový dokument do formátu PDF, vyhnete se zbytečným nepříjemnostem. Pokud by totiž příjemce používal jiný textový editor, může se stát, že se mu veškeré formátování rozhodí, od použitého fontu přes mezery až po diakritiku. Při použití PDF se to nestane, dokument bude vypadat na všech zařízeních stejně a poradí si jak s bitmapovou, tak vektorovou grafikou. Pokud chcete mít dokonalý tisk věnujte pozornost také předtiskové přípravě.

Pokud jste tvorbě textového dokumentu věnovali spoustu času, nepokazte si ho špatným formátováním. Naučte se text vhodně členit, exportujte do PDF a především používejte takové tiskárny a tonery či inkoustové náplně, se kterými bude výstup dokonalý. Kvalitně naformátovaný dokument si zaslouží kvalitní toner!

Vybírejte z nabídky tonerů

 

Zdroj fotografií: Depositphotos.com