Outsourcing - klíč k úsporám a efektivitě

Outsourcing? Co to je? Jde o pojem, který znamená zadání zakázky externí firmě. Toto označení i postup se dnes běžně užívají v mnoha oborech. Nabízí se snížení nákladů, přístup k expertním znalostem a uvolnění kapacit pro klíčové aktivity firmy. Outsourcing však nemusí být univerzálním lékem na všechny problémy. V tomto článku se podíváme na to, jaký má outsourcing  význam a jaké jsou jeho kladné i záporné stránky. Zaměříme se na oblasti, kde je jeho použití přínosem, a také na to, kde se jeho aplikování nevyplatí.

Kde je outsourcing vhodný

Oblastí, ve kterých se outsourcing ukazuje jako efektivní nástroj je poměrně mnoho. Obvyklé je jeho využití např. v zákaznickém servisu, IT službách, reklamě a marketingu, logistice, dopravě, účetnictví a financích či v kancelářských službách.

Outsourcing v IT službách
Externí firmy se specializují na správu IT infrastruktury, vývoj softwaru, kybernetickou bezpečnost a další oblasti, čímž vám ušetří investice do vlastního IT oddělení a zajistí vám špičkovou péči o vaše systémy.

Zefektivnění zákaznického servisu
Outsourcing call center vám pomůže zvládat nárazové nárůsty hovorů, zajistí nepřetržitou podporu v cizích jazycích a zefektivní péči o zákazníky.

Pomoc v marketingu a reklamě
Externí specialisté vám pomohou s tvorbou marketingových strategií, kampaní a reklamních materiálů, čímž uvolní vaše kapacity pro jiné aktivity a zajistí vám objektivní pohled na váš trh.

Úspory v účetnictví a financích
Outsourcing účetnictví vás zbaví starostí s vedením účetních knih, daňovými přiznáními a dalšími povinnostmi, čímž se ušetří čas i peníze.

Zvýšení výkonu v logistice a dopravě
Externí firmy se postarají o skladování, distribuci zboží a přepravu, čímž vám zefektivní zásobovací řetězec a sníží náklady na logistiku.

Kancelářské potřeby bezstarostně
Outsourcing dodávek kancelářských potřeb, jako jsou tonery do laserových tiskáren, inkoustové kazety, kancelářský papír a fotopapír, vám zajistí bezproblémový chod kanceláře a ušetří vám čas i peníze. Dodavatelé kancelářských potřeb nabízí široký výběr produktů od renomovaných značek za dostupné ceny a zajistí vám včasné dodávky až do vaší kanceláře. 

Výhody outsourcingu

Outsourcing s sebou přináší celou řadu benefitů, kvůli kterým ho využívá řada podniků, firem i soukromníků. O které výhody se jedná?

Snížení nákladů - externí firmy dokáží mnohdy nabídnout nižší ceny za své služby než interní zaměstnanci, a to díky úsporám z rozsahu, specializaci a sdílení zdrojů.

Zvýšení efektivity  - outsourcing vám umožňuje zbavit se činností, které nejsou pro vaši firmu klíčové, a soustředit se na základ vašeho podnikání. To vede k zefektivnění procesů a růstu produktivity.

Přístup ke znalostem odborníků - externí firmy mohu nabídnout specialisty s hlubokými znalostmi a rozsáhlými zkušenostmi v dané oblasti, které byste si interně mohli jen těžko dovolit.

Flexibilita - outsourcing umožňuje zvyšovat a snižovat kapacity firmy podle aktuální potřeby, čímž se zvyšuje flexibilita firmy a její schopnost reagovat na změny na trhu.

Uvolnění zdrojů - zadáním externích zakázek  uvolníte lidské i finanční zdroje, které můžete investovat do strategického rozvoje firmy.

Vždy zvažte i rizika

I když outsourcing nabízí mnoho benefitů, je důležité zvážit i potenciální rizika, která s sebou přináší. Jde především o tyto:

Ztráta kontroly - zadáváním zakázek externě ztrácíte do jisté míry kontrolu nad procesy a výsledky. Je důležité pečlivě vybrat spolehlivého partnera a jasně definovat své požadavky.

Komunikační bariéry - Komunikace s externím dodavatelem může být náročnější než s interním týmem, a to z důvodu kulturních rozdílů, časových posunů a jazykových bariér.

Nedostatečná kvalita - ne každý externí dodavatel splňuje požadované standardy kvality. Je důležité pečlivě prověřit reference a zkušenosti dodavatele a jasně definovat požadavky na kvalitu služeb.

Zvýšené náklady v případě chyb - pokud se externí dodavatel dopustí chyby, může to mít pro vaši firmu značné finanční i nefinanční dopady.

Ztráta kontroly - zadáváním zakázek externě ztrácíte do jisté míry kontrolu nad procesy a výsledky. Proto musí být vybraní partneři spolehliví.

Zabezpečení dat - zvláště při outsourcingu IT služeb a zpracování citlivých dat je třeba klást důraz na kybernetickou bezpečnost a dodržování GDPR. Pečlivě prověřte bezpečnostní opatření dodavatele a ujistěte se, že splňují požadované standardy.

Rozhodujte se uvážlivě

Outsourcing je mocný nástroj, který může vaší firmě přinést značné výhody. Lze díky němu snížit náklady, zvýšit efektivitu a získat přístup k expertním znalostem. Stejně jako u každé strategické změny je však důležité pečlivě zvážit všechna pro a proti. Analyzujte své potřeby, stanovte jasné cíle a vyberte si spolehlivého partnera. Pokud k outsourcingu přistoupíte s rozmyslem, může se stát významným činitelem pro úspěch vašeho podniku.